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電子化のメリット

紙文書を電子化すべき理由とは?

2005年の「e-文書法」の施行により、紙でしか存在しない原本も、原則として電子化して保存することが認められました。これにより企業では、“紙文書”を中心とした業務から“電子化文書”中心の業務への移行が進んでいます。

紙文書を電子化するメリットとしては、①「情報共有の促進」により業務の効率化が図れること、②「検索性の向上」により目的の文書が即座に見つけられること、③保管場所や人件費といった「保管コストの削減」につながること、④情報漏えい対策などの「セキュリティの強化」にも効果的であることなどが挙げられます。

1.情報共有の促進

稟議書や申請書、契約書などを “紙” のまま取り扱っていては、同時期に複数人での共有ができず、情報取得にもタイムロスが発生してしまい、業務効率が著しく落ちてしまいます。

こうした紙文書を電子化することで、社内の情報共有が進み、業務フローを円滑化することができます。たとえば、顧客から受け取った契約書を上司とすばやく共有する。膨大な資料をメンバー間でリアルタイムに共有する。日々の業務が迅速かつ効率的に行われることで顧客満足度の向上にもつながります。

「情報共有の促進」のイメージ図

2. 検索性の向上

必要な文書を探すために毎回書棚まで行かなければならない。文書が大量にあって目的の書類が見つからない。これまでは、必要な紙文書を見つけ出すのに多くの手間と時間が取られ、業務の効率化の妨げとなっていました。

紙文書を電子化することで、自席のパソコンから、必要な文書を必要なときにすばやく検索して利用できるようになります。書棚に行く手間、探す手間がなくなり、社員一人の生産性をアップさせることができます。

「検索性の向上」のイメージ図

3. 保管コストの削減

大量の紙文書を保管するには、倉庫やキャビネットなどの保管スペースを確保しなければなりません。また管理・分類するための人件費もかかるなど、多くのコストが必要でした。

紙文書を電子化してペーパーレス化を推進することで、こうした保管にかかるコストを大きく削減することができます。また、紙文書に占有されていたスペースが他の用途に使えるため、限られたオフィス・スペースをより有効に活用することができます。

「保管コストの削減」のイメージ図

4. セキュリティの強化

紙文書での運用には、不注意による紛失や情報漏えい、劣化、自然災害による焼失など、様々なリスクがあります。

紙文書を電子化し管理システムで運用することにより、紛失や劣化の心配がなくなり、またデータの暗号化などの情報漏えい対策を講じることもできます。さらにデータを二重化することで自然災害などに備えたBCP対策を推進できるほか、ISO ISMSなどの監査に向けた取り組みとしても効果的です。

「セキュリティの強化」のイメージ図
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